Bereits vor einigen Jahren habe ich eine Firma in Estland gegründet. Warum? Nein, es war nicht der Steuervorteil. Sondern einfach nur der Umstand, dass Deutschland mich als Digitale Nomadin nicht mehr haben wollte. Ohne Meldeadresse keine Firma. Mit Meldeadresse keine europäische Krankenversicherung. Irgendwie wurde es immer komplizierter, und mir irgendwann zu blöd – und so habe ich beschlossen, mein Gewerbe in Deutschland abzumelden und eine Firma in Estland gründen zu wollen.


Jetzt, nach ungefähr vier Jahren, wird es Zeit für einen Erfahrungsbericht.


E-Residency in Estland: Der Grundstein

Erfahrungen mit meiner Firma in Estland

Die E-Residency ist eine Art digitaler Identifikationsnachweis. Es ist keine Einbürgerung, man hat keine tollen Extrarechte in Estland, oder sonstwas. Es ist gedacht und gemacht, damit man als Onlineunternehmer in Estland eine Firma gründen und diese von überall aus der Welt managen kann.

Die E-Residency wird online beantragt, und nach Prüfung und Genehmigung kann man sich seinen Papierkram auf einer estnischen Botschaft seiner Wahl abholen. Ich war in Lissabon, das hat super geklappt. Das Prozedere dauerte bei mir ungefähr einen Monat und kostet 120€.

Ich kann mich leider nicht mehr daran erinnern, ob ich zum Zeitpunkt der Beantragung meiner e-Residency noch eine Meldeadresse in Deutschland hatte. Ich denke, dass ich bereits abgemeldet war, 100%ig nachvollziehen kann ich es jedoch nicht mehr.

Zur offiziellen Webseite: e-resident.gov.ee

Man bekommt eine Karte mit Kartenleser (für USB) und Pin-Nummern. Diese werden benötigt, um sich bei Dienstleistern einzuloggen. Ich nutze sie für das Bankkonto von LHV (meine Bank) und die Buchhaltungsplattform von Xolo (mein Dienstleister). Mit dieser Karte kann man Überweisungen verifizieren und Jahresabschlüsse digital unterzeichnen.

Eine E-Residency zu beantragen ist also der erste Schritt Deiner Unternehmensgründung in Estland.


Firmenadresse, Ansprechpartner und Steuerberater: Xolo (vormals Leapin)

Es gibt einige Dienstleister, ich schätze sie alle sitzen in Tallinn. Kennen tu ich aber nur Xolo, die noch Leapin hießen, als ich sie kennen gelernt habe. Nun arbeite ich bereits seit einigen Jahren mit Xolo zusammen, und kann von meinen – durchweg positiven – Erfahrungen berichten.

Was Xolo anbietet, ist ein Rundum-Sorglos-Paket für Onlineunternehmer. Sie stellen eine Firmenadresse zur Verfügung, sie übernehmen die Registrierung des Unternehmens, sie beantworten Fragen, sie übernehmen die Aufgaben eines Steuerberaters. Also die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen sowie den Jahresabschluss. Diese Meldungen werden monatlich fällig, ungefähr bis zum 5. des Monats sollte man alle Belege im System haben.

Dieser Service kostet 80€ nette im Monat, wenn man umsatzsteuerpflichtig ist / sein möchte. Was für mich als europäische Unternehmerin obligatorisch ist. Ganz ehrlich: das ist ein Schnäppchen. In Deutschland habe ich 150€ im Monat plus einen fast vierstelligen Betrag für den Jahresabschluss bezahlt. Und die Buchhaltung war für mich deutlich aufwändiger.

Das ist ein ganz großer Pluspunkt von Xolo: die Online-Buchhaltungs-Software. Sie sagt mir genau, welche Belege ich bitteschön noch hochladen soll. Keine Belege mehr sortieren, benennen, dem Steuerberater am besten noch in den Briefkasten werfen. Keine Buchhaltung auf Papier! Ich liebe es! Es gibt sogar eine App, mit der man die Buchhaltung erledigen kann.

Die Kommunikation mit Xolo findet per Email statt, ist sehr freundlich. Zu Beginn hatte ich ein paar Probleme, weil ich Rechnungen nicht mit der korrekten Umsatzsteuer ausgewiesen habe – war aber auch ein Sonderfall, Provisionen von einem Versicherungsmakler ohne Ust-Id. Das ist nicht gleich aufgefallen, und so musste ich einiges an Umsatzsteuer auf meine Kappe nehmen. Das war etwas unglücklich, aber da hätte ich vielleicht auch einfach selbst aktiv nachfragen müssen.

www.xolo.io

Sehr empfehlenswert ist auch der FAQ-Bereich von Xolo. Hier wurden die meisten meiner Fragen im Vorfeld beantwortet.

Xolo hat sich die Einzelunternehmer im Onlinebusiness als Kundengruppe auserwählt. Ich weiß, es gibt auch andere Dienstleister, die Firmen mit mehreren Gesellschaftern nehmen, auch Handelsunternehmen. Das habe ich aber nur mal am Rande mitbekommen und mich nicht näher mit beschäftigt, daher kann ich dazu auch nicht viel sagen.

Gegründet wird ein Unternehmen mit beschränkter Haftung und 2.500€ Einlage. Die Firma heißt dann sowas wie „Crosli Internetmarketing OÜ“, wobei das OÜ für „osaühing“ steht, was wohl soviel heißt wie „Private Limited Company“.

Der zweite Schritt ist die Beauftragung eines Dienstleisters wie Xolo.


Extratour: Bankkonto in Estland eröffnen

Die ersten zwei Jahre nach meiner Existenzgründung in Estland habe ich noch mein existierendes deutsches Bankkonto benutzt. Eigentlich sollte das nur eine Übergangslösung kurzfristiger Natur sein, denn die Möglichkeit, bald online ein Bankkonto zu eröffnen, wurde alle paar Monate neu verkündet. Irgendwann war es mir dann zu blöd, und ich nutzte 2019 einen Aufenthalt in Deutschland, um kurz mal nach Tallinn zu fliegen. Für einen 10-Minuten-Termin bei der LHV, um etwas Papierkram für das neue Bankkonto zu unterschreiben.

Bisher zumindest war es immer so: man kann „sowas wie ein Bankkonto“ durchaus online eröffnen. Allerdings handelte es sich hierbei immer um nicht vollwertige Bankkonten, und/oder um überteuerte Kontoführungsgebühren. Mein Problem war aber vielmehr, dass ich ein echtes Bankkonto aus Estland haben wollte, mit einer estnischen IBAN. Diese Möglichkeit gab es bei keinem der Onlineangebote, hier wurde oftmals mit deutschen oder finnischen Banken zusammen gearbeitet. Warum mir das so wichtig war? Für die Auszahlung von Google Adsense Guthaben braucht es ein Bankkonto mit einer IBAN aus dem Land, in dem auch die Firma läuft! Also ich brauchte das zumindest, um an die Kohle meines Adsense-Accounts ranzukommen …

Ich schreibe hier bewusst in der Vergangenheit, weil sich das jederzeit ändern kann. Aber prüfe diese Onlineangebote genau!

Die Eröffnung des Bankkontos kostete mich 100€ Eröffnungsgebühr. Die monatlichen Kosten liegen bei 10€ für das Bankkonto und 2€ für die Kreditkarte. Meine Empfehlung ist, es gleich richtig zu machen, nach Tallinn zu fliegen und dort ein Bankkonto zu eröffnen. Tallin hat eine wunderschöne Altstadt und ist auf jeden Fall ein Besuch wert!

Estland: Firmensitz Tallinn

Der dritte Schritt ist das Eröffnen eines Bankkontos in Estland.


Steuern und Abgaben, die man (nicht) bezahlen muss

Grundsätzlich hat man als Unternehmer die Wahl, sich Geld in Form von Gehalt oder als Dividenden aus der Firma zu nehmen. Was genau das heißt, und was die Unterschiede sind, das kannst Du hier bei Xolo nachlesen.

Ich habe mir von Anfang an ein Gehalt bezahlt. In den ersten zwei Jahren meiner estnischen Firma habe ich pauschale Abgaben (Sozialversicherungsbeiträge) von 13% bezahlt. Aber wirklich nur auf das Gehalt, welches ich mir ausgezahlt habe. Zwischenzeitlich bezahle ich auch diese Abgaben nicht mehr. Estland hat ein Gesetz verabschiedet, ich denke das war Ende 2018, dass Mitarbeiter von Unternehmen, die nicht in Estland sitzen, dort auch keine Abgaben mehr zahlen müssen – sondern in dem Land, in dem sie tatsächlich arbeiten und somit auch steuerpflichtig bzw. sozialversicherungspflichtig sind.

Nun ja, da ich in keinem Land steuerpflichtig bin, muss ich auch keine Steuern oder Sozialabgaben zahlen. Ich war selbst erstaunt, konnte es kaum glauben, dass der Staat freiwillig auf Geld verzichtet, und habe bei Xolo mehrmals nachgefragt und mich vergewissert. Ist echt so. Mein Bauchgefühl sagt mir jedoch, dass ich gut damit beraten bin, etwas Geld zurück zu legen – falls man es sich doch noch anders überlegt. Oder falls die EU dieses Schlupfloch stopft. Bisher kam nichts.

Wichtig zu erwähnen wäre noch: wie ich diesen Artikel schreibe, schaue ich nebenher auf anderen Seiten, was sie über die Firmengründung in Estland schreiben. Und muss dabei feststellen, dass dort Dinge stehen, die ich nicht nachvollziehen kann. Die entweder schlecht recherchiert sind und nicht meinen gemachten Erfahrungen entsprechen. Oder die teilweise veraltet sind.

So lese ich beispielsweise gerade auf einer Seite, die sich an Digitale Nomaden richtet, dass der buchhalterische Kram, Umsatzsteuer und Jahresabschluss und so, sehr zeitaufwändig wären, wenn man es selbst macht. Oder dass man 250€ bezahlen muss, um einen Steuerberater zu beauftragen. Kann man sicher machen – ich wüsste aber nicht wieso.


Fixe, laufende Kosten durch die Selbständigkeit in Estland

  • Bankkonto und Kreditkarte bei LHV: 12€
  • Xolo Monatsgebühr, inklusive Firmenadresse und Buchhaltungsservice, inklusive Jahresabschluss etc.: 80€

Bei der Beantragung der E-Residency, der Firmenregistrierung sowie der Kontoeröffnung fällt außerdem ein Einmalbetrag an.


Für wen macht die digitale Firma in Estland Sinn?

Würde ich heute noch in Deutschland sitzen, ich käme vermutlich nicht auf die Idee, eine Firma in Estland zu gründen. Dabei wäre die Idee gar nicht mal so schlecht. Denn der Aufwand, zeitlich wie finanziell, ist deutlich niedriger. Ich war vorher ja einige Jahre in Deutschland selbständig, bei vergleichbarer Tätigkeit und vergleichbarem Umsatz. Damals bin ich dazu übergegangen, meine Steuer komplett selbst zu machen. Einfach, weil der Steuerberater so teuer war, so viel Steuern könnte ich durch ihn niemals einsparen. Die Steuer selbst zu machen ist aber sehr zeitaufwändig, zumindest zu Beginn, denn sich in dieses komplizierte System einzuarbeiten kostet Zeit und Nerven, da hilft auch die beste Steuersoftware nichts. Das einzig Positive war, dass mein Finanzamt wirklich hilfreich und kulant war. Das muss man auch mal erwähnen!

Eine Firma in Estland macht meines Erachtens auch dann Sinn, wenn man in Deutschland (oder einem anderen Land) steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Man spart sich viel Zeit und je nach Voraussetzungen auch Geld. Zieht man in ein paar Jahren von Deutschland in ein anderes Land, bleibt die Firma einfach bestehen.

Was man eventuell bedenken sollte, sind Besonderheiten bei der Umsatzsteuer. Hier kann ich nur von meinen Erfahrungen mit Onlinedruckereien berichten: eine estnische Rechnungsadresse und eine deutsche Lieferadresse, das geht bei einigen Druckern überhaupt nicht. Und wenn, dann bleibe ich auf der Mehrwertsteuer wohl sitzen. Ich habe hierfür eine andere Lösung gefunden (die Rechnung geht einfach direkt von der Druckerei an meinen Kunden) und dies nicht weiter verfolgt.

Xolo betreut nur Kunden, die Dienstleistungen anbieten, kein Handel. Also nichts, was mit Warenbestand, Inventur usw. zu tun hat. Ich weiß aber, dass andere Dienstleister in Estland hier Angebote haben. Welche das sind, das kann ich leider nicht sagen.


Fazit nach vier Jahren Estland: das war eine gute Idee!

Vorteile der OÜ

  • Ganz klar der Kostenfaktor. Alleine der Unterschied bei den Steuerberatungskosten ist enorm.
  • Super einfache Buchhaltung über die Xolo Plattform. Ob das bei anderen Dienstleistern ebenso gut funktioniert weiß ich nicht, da fehlt mir die Erfahrung.

Nachteile

  • Man muss sich ggf. erst etwas schlau machen, welchem Kunden man welchen Umsatzsteuersatz berechnet. Ich zumindest hatte da ein paar Sonderfälle.
  • Die Kommunikation findet ausschließlich auf Englisch statt. Man sollte die Sprache also zumindest halbwegs beherrschen.
  • Konservative Kunden könnten angesichts der neuen, ausländischen Firmenanschrift etwas verwirrt sein.
  • Kunden ohne Ust ID muss der estnische Umsatzsteuersatz von 20% berechnet werden.

Das sind die Vorzüge und Nachteile, die FÜR MICH gelten. Meine Erfahrungen sind freilich subjektiv. Den Steuervorteil, den ich persönlich dadurch habe, dass ich als reisende Nomadin nicht steuer- und sozialversicherungspflichtig bin, habe ich bewusst nicht aufgeführt. Denn dies hat nur bedingt etwas mit der Firma in Estland zu tun, sondern mit meinen persönlichen Lebensumständen. Ich bin auf Langzeitreise und komplett abgemeldet. Sollte sich dies mal ändern, sollte ich in Zukunft in einem Land sesshaft werden, behalte ich meine OÜ auf jeden Fall. Mein Einkommen muss ich dann natürlich im Wohnsitz-Land versteuern.

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